Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
рішенням зборів суддів
Ірпінського міського суду Київської області
від 15 жовтня 2025 року № 10
З А С А Д И
використання автоматизованої системи документообігу
Ірпінського міського суду Київської області
1.1. Дані Засади розроблені на виконання п. 1.4.8. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі – Положення).
1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Ірпінському міському суді Київської області, віднесені до компетенції зборів суддів, згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення, до яких належать:
- наявність/відсутність складів постійно-діючих колегій суддів та порядок їх визначення;
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених Положенням, зокрема, у випадку знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, та в інших випадках;
- інші питання, віднесені до компетенції зборів суддів, щодо порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Ірпінському міському суді Київської області.
1.3. Визначення понять:
Постійно діюча колегія суддів – колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів;
основний склад постійно діючої колегії – визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;
резервний суддя (резервні судді) постійно діючої колегії – суддя (судді), який (які) залучаються на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійно-діючої колегії (за винятком головуючого судді) у разі неможливості суддею (суддями), які входять до колегії здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ;
судова справа – позовні заяви, заяви, клопотання, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом.
1.4. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування технічний адміністратор – головний спеціаліст.
1.5. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду, які мають на це право відповідно до функціональних обов'язків користувачів автоматизованої системи документообігу Ірпінського міського суду Київської області на підставі наказів керівника апарату суду.
2.1. Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
2.2. Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.
2.3. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою. Збори суддів можуть визначити склади постійно діючих колегій суддів.
2.4. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення; які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 цього Положення);
- у разі повторного надходження до суду позовних заяв, з передбачених процесуальним законом підстав стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;
- у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації;
- у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі, і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).
2.5. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
2.6. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя, але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
2.7. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
2.8. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
3.1. Згідно з вимогами Положення в Ірпінському міському суді Київської області застосовується:
Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент її автоматизованого розподілу, здійснюється згідно із вимогами «Положення про автоматизовану систему документообігу суду», цих Засад та з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ, передбачених КП «Д-3».
3.2. Автоматизований розподіл справ
Автоматизований розподіл судових справ між суддями в Ірпінському міському суді Київської області здійснюється між усіма суддями.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі, спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
Розгляд кримінальних проваджень відносно неповнолітніх здійснюється суддями, які мають спеціалізацію відповідно до ч. 6 ст. 18 Закону України «Про судоустрій та статус суддів».
У разі, якщо такі кримінальні провадження мають здійснюватися судом колегіально, головуючим під час судового розгляду є лише суддя, уповноважений згідно із Законом України «Про судоустрій і статус суддів» на здійснення кримінального провадження стосовно неповнолітніх. Учасники колегії призначаються без врахування спеціалізації.
При розрахунку коефіцієнту навантаження суддів, на момент автоматизованого розподілу справ, враховувати дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
Автоматизованою системою визначається головуючий суддя у кримінальних справах та кримінальних провадженнях. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів Ірпінського міського суду Київської області з урахуванням спеціалізації.
Проводити автоматизований розподіл справ в порядку ч. 4, 6 ст. 35 КПК України постійній колегії суддів після введення в дію окремої підсистеми (модулю) Єдиної судової інформаційно-комунікаційною системою та технічної можливості, що забезпечує визначення судді-доповідача, головуючого судді та члена колегії.
Визначення спеціалізації суддів та встановлення коефіцієнту навантаження здійснюється на підставі рішення Зборів суддів Ірпінського міського суду Київської області.
Голові суду надано повноваження наказом призначати із списку слідчих суддів чергових на вихідні та святкові дні для розгляду матеріалів, які надходять до суду у ці дні.
Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів і не є головуючим суддею, у разі неможливості виконання ним обов'язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) здійснюється за вмотивованим поданням головуючого судді на ім’я керівника апарату суду про заміну відсутнього судді в колегії у виключних випадках, якщо відсутність раніше визначеного судді зумовить порушення строків розгляду судових справ, передбачених відповідним процесуальним законом, або унеможливить у визначені терміни вирішити питання щодо продовження строку застосування запобіжного заходу стосовно обвинуваченого (підсудного), який утримується під вартою.
Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії у випадках, передбачених «Положенням про автоматизовану систему документообігу суду», здійснюється наступним чином: суддя визначається автоматично із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
Справи, що підлягають реєстрації або розгляду в неробочі та вихідні дні, розподіляються між суддями, які працюють у ці дні відповідно до наказу голови суду або особи, яка виконує його обов'язки.
У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного, у зв’язку з неможливістю явки останнього в судове засідання, здійснюється визначення іншого присяжного в автоматизованому порядку на підставі подання судді.
У разі виходу судді до нарадчої кімнати для ухвалення вироку на термін від чотирьох робочих годин, секретарем судових засідань складаються відповідні службові довідки із зазначенням дати та часу, коли суддя пішов до нарадчої кімнати (та коли вийшов з неї), яка надається секретарю суду, то такий суддя не приймає участь у розподілі справ як слідчий суддя.
У разі розподілу справ як слідчому судді та справ про військові адміністративні правопорушення (Глава 13-Б КУпАП, ст. 17210-17220 КУпАП) у період, коли такий суддя бере участь у судовому засіданні та в подальшому видаляється до нарадчої кімнати понад чотири години, та неможливість розгляду цих справ у встановлені чинним законодавством строки, дані справи підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду, яке виноситься після надання помічником судді або секретарем судових засідань копії журналу судового засідання по справі, у якій суддя видалився у довготривалу нарадчу кімнату, або службової довідки.
Суддя, який при розподілі справ залишається один, повинен бути про це проінформований керівником апарату одразу після встановлення цього факту.
У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити розподіл судових справ в день їх реєстрації в АСДС «Д-3», автоматизований розподіл справ здійснювати не пізніше наступного робочого дня з моменту їх реєстрації. У такому разі працівниками канцелярії складається акт з метою долучення до матеріалів справи.
У разі винесення головою суду відповідного наказу про перенесення робочих чи святкових днів у поточному році, технічний адміністратор (головний спеціаліст) вносить необхідні дані до автоматизованої системи документообігу суду, а саме, системно встановлює робочі або вихідні дні, передбачені наказом.
3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
а) за 2 місяці до закінчення повноважень судді;
б) за 14 календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів (за наявності наказу голови суду). На суддю не розподіляються судові справи, що надійшли, за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) лише один раз у поточному році, в іншому випадку щодо конкретного судді не розподіляються судові справи, які надійшли за три робочих дні до початку відпустки;
в) за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
г) за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
г’)у період відпустки судді;
д) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить від п’яти до тринадцяти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
ж) під час тимчасової непрацездатності судді;
з) за один робочий день до початку навчання, підвищення кваліфікації, участь у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), якщо термін навчання, підвищення кваліфікації, участь у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування складає три і більше календарних днів;
и) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
і) у разі призначення судді членом ВККС, ВРП, з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
ї) в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
3.4. Повторний автоматизований розподіл
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
У разі настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, це питання вирішується у кожному конкретному випадку рішенням зборів суддів за вмотивованим клопотанням учасників судового процесу чи головуючого судді (колегії суддів). На підставі рішення зборів та розпорядження керівника апарату суду такі судові справи передаються на повторний автоматизований розподіл.
Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.
За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи (в тому числі, помилкове визначення спеціалізації спору під час реєстрації позовної заяви (заяви), за умови, якщо суддею, якому розподілено дану заяву, не вчинено процесуальних дій у справі).
У виключних випадках питання повторного автоматизованого розподілу справи вирішується Зборами суддів Ірпінського міського суду Київської області».
У разі звільнення судді, відсторонення судді на тривалий час від здійснення правосуддя, довготривалої відпустки, передбаченої п. 4 ст. 4 Закону України «Про відпустки», а саме відпустка в зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, повторний розподіл справ судді проводити в наступній послідовності:
Такий розподіл справ здійснювати після надходження їх до канцелярії суду по акту прийому-передачі, в хронологічному порядку, починаючи зі справ, які зареєстровані раніше, порівну між суддями шляхом внесення змін до системних налаштувань спеціалізації суддів в автоматизованій системі документообігу суду КП «Д-3», у кількості не більше 15 справ в день всіх категорій на суддю.
На суддів, які закриті в електронному табелі робочого часу з підстав, передбачених Положенням про АСДС, розподіл справ здійснювати з моменту коли дані підстави відпадуть. Заяви про забезпечення позову (2-з) розподіляти та передавати суддям разом з основною справою незалежно від року надходження, не рахуючи їх як окрему одиницю розподілу.
У разі виявлення, що обліково-статистична картка створена з присвоєнням неправильного індексу, на підставі доповідної записки судді, визначеного автоматизованою системою документообігу суду для розгляду такої справи, створюється нова обліково-статистична картка з присвоєнням правильного індексу, справа передається раніше визначеному судді протоколом неавтоматичного розподілу.
Неправильно створена обліково-статистична картка відключається від статистичного звіту з внесенням інформації про допущену помилку.
3.5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:
- клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).
В разі відсутності слідчого судді чи згідно положень, що передбачені п.2.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду», а саме:
за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів);
за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя, тощо, без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду), раніше визначеного у порядку, передбаченому п/п 2.3.45, слідчий суддя визначається на загальних підставах (в порядку, що застосовується в разі надходження клопотань чи скарг вперше – без об’єднання з іншою справою).
Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню при наявності декількох слідчих суддів, раніше визначених у порядку, передбаченому п/п 2.3.45 Положення «Про автоматизовану систему документообігу суду» чи абзацу першого цього пункту, передаються слідчому судді в порядку черговості розгляду таких клопотань та скарг по цьому кримінальному провадженню;
У даному випадку за рішенням зборів суддів на підставі розпорядження керівника апарату суду такі справи підлягають загальному автоматизованому розподілу.
На час перебування судді у відпустці або на лікарняному, матеріали, які надходять до суду та згідно Положення про автоматизовану систему документообігу суду передаються раніше визначеному судді, розподіляються на суддю після виходу останнього на роботу; до протоколу неавтоматизованого розподілу додається акт, складений керівником апарату суду, старшим секретарем та секретарем відповідної канцелярії із зазначенням дати надходження таких матеріалів та дати розподілу. У виключних випадках питання повторного автоматизованого розподілу справи вирішується Зборами суддів Ірпінського міського суду Київської області.
На час, коли суддя, в електронному табелі обліку робочого часу суддів, виключений із списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з підстав передбачених в підпунктах 2-7 пункту 2.3.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39, справи (заяви, матеріали), що підлягають передачі раніше визначеному головуючому судді, передаються раніше визначеному головуючому по справі судді (судді-доповідачу) та розподіляються в день надходження таких справ (заяв, матеріалів) протоколом неавтоматизованого розподілу. Виключення, у разі настання вказаних обставин, становлять кримінальні провадження (по яких обрано запобіжний захід, строки якого закінчуються, до включення у список суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу в електронному табелі обліку робочого часу суддів), що підлягають передачі раніше визначеному головуючому судді у випадках, передбачених пунктом 2.3.44, - які підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент проведення такого розподілу в день їх надходження.
4.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
4.2. У разі настання зазначених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (вирішення питання про обрання, зміни або скасування міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла та клопотання слідчого чи прокурора про продовження строку досудового розслідування), здійснюється головою суду або особою, яка виконує його обов'язки, між суддями, які мають на цей день повноваження на розгляд вищезазначеної категорії справ, за списком в алфавітному порядку.
4.3. Підставою для визначення головуючого судді у справах, зазначених в п. 4.2, є розпорядження голови суду, належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів судової справи.
5.1. Ці Засади набирають чинності з дня, визначеного рішенням зборів суддів Ірпінського міського суду Київської області, й вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня після що настає після проведення цих зборів.
5.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Ірпінського міського суду Київської області збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
5.3. Визнати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Ірпінського міського суду Київської області, затверджені рішенням Зборів Ірпінського міського суду Київської області № 6 від 03 квітня 2025 року.
_03_03.png)
