Узагальнений аналіз обліково-статистичної роботи в Ірпінському міському суді Київської області за 2025 рік

1. Правові та організаційні засади обліково-статистичної роботи

Обліково-статистична робота в Ірпінському міському суді Київської області організована як складова діяльності апарату суду та здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», процесуального законодавства України, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Положення про автоматизовану систему документообігу суду, а також нормативних актів і методичних рекомендацій ДСА України та Територіального управління ДСА України в Київській області.

Загальне керівництво організацією обліково-статистичної роботи здійснює керівник апарату суду. Безпосереднє виконання функцій покладено на працівників канцелярії, секретарів судових засідань, помічників суддів та інших відповідальних осіб згідно з посадовими інструкціями та розподілом функціональних обов’язків.

2. Загальна характеристика обліково-статистичної роботи

Обліково-статистична робота спрямована на забезпечення повноти, достовірності та своєчасності обліку судових справ і матеріалів, а також на формування та аналіз статистичних показників діяльності суду. Вона здійснюється:

• із використанням автоматизованої системи документообігу (АСДС, КП «Д-3»), що дозволяє автоматизувати реєстрацію, облік руху справ, автоматизований розподіл справ між суддями та формування звітності;
• відповідно до вимог Інструкції з діловодства та місцевих положень суду щодо обліку справ.

Основними джерелами інформації для обліково-статистичної роботи є: реєстраційні журнали, автоматизовані реєстри в АСДС, наряди суду, статистичні форми звітності, а також дані підсистеми «Електронний суд».

 Діяльність суду протягом 2025 року здійснювалась відповідно до плану роботи Ірпінського міського суду Київської області на 2025 рік, затвердженого керівництвом суду.

Для впорядкування  роботи суду розроблена та затверджена номенклатура справ Ірпінського міського суду Київської області, яка діє в 2025 році.

Упродовж 2025 року керівником апарату суду та його заступником проведено перевірки з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства, а саме: перевірка наявності та облік печаток та штампів суду, перевірка роботи канцелярії суду щодо строків виконання справ у 2025 році, перевірка порядку передачі справ до архіву суду.

 За 2025 рік до Ірпінського міського суду Київської області надійшло 4 скарги, за результатами попереднього розгляду яких було розпочато дисциплінарні розслідування, та притягнуто трьох працівників апарату до дисциплінарної відповідальності у вигляді зауваження.

При цьому, протягом року керівником апарату постійно зверталась увага працівників апарату на правила поведінки державного службовця та етику ділового спілкування.

На виконання Закону України «Про звернення громадян» у Ірпінському міському суді Київської області склалася певна система роботи зі зверненнями громадян. Систематично узагальнюється та всебічно аналізується стан роботи із зверненнями громадян.

Протягом 2025 року до суду надійшло 46 запитів про доступ до публічної інформації. На запити були надані відповіді у встановлені законом строки.

 Протягом 2025 року судді та працівники апарату суду підвищували свою кваліфікацію і брали участь в навчаннях, тренінгах, робочих нарадах і семінарах, які проводились Національною школою суддів України по підготовці голів та заступників голів місцевих загальних, судів, а також її регіональними відділеннями для суддів місцевих загальних судів України.

3. Організація ведення обліку та формування звітної статистики

• Первинний облік справ і матеріалів здійснюється у день надходження документів до канцелярії суду шляхом реєстрації в АСДС відповідно до встановлених правил та вимог Інструкції з діловодства.
• Автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється на підставі даних, внесених до АСДС, з урахуванням спеціалізації та навантаження суддів, відповідно до локальних «Засад використання АСДС» суду.
• Обліково-статистичні картки справ та матеріалів ведуться у відповідних формах та заповнюються відповідальною особою (помічником судді, секретарем судового засідання), що забезпечує правильне відображення руху справ та результатів їх розгляду.
• Статистична звітність формувалась у встановлені строки та направлялась до ТУ ДСА України в Київській області відповідно до графіка подання.

Відповідальними працівниками апарату суду забезпечено:

• правильність відображення руху справ;
• своєчасне внесення результатів їх розгляду;
• коректне формування показників судової статистики.

На підставі даних АСДС у суді здійснюється постійний аналіз:

• надходження справ і матеріалів;
• кількості розглянутих справ;
• залишку нерозглянутих справ;
• середнього навантаження на одного суддю.

Результати аналізу використовуються для:

• планування організації роботи суду;
• рівномірного розподілу навантаження;
• підготовки статистичної та аналітичної інформації для ТУ ДСА України.

Так, упродовж 2025 року працівниками апарату суду відповідно до звітних періодів формувалися статистичні звіти за формами: № 1-МЗС, №1-ЛТ, №1 0, №1-П, №1-А, №1-Ц, № 6-8 , №1- ЄЗ, які надсилалися до Територіального управління ДСА України в Київській області відповідно до розробленого графіку; направляється інформація щодо використання систем відеоконференцзв’язку в суді; статистичні звіти з особового складу (КСДС, штатно-фактичної чисельності працівників; звіт по присяжних; звіт про осіб, які визнані судом недієздатними; звіт по безпеці суддів; звіт по житлу; звіт по військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час; звіт до Київського апеляційного суду щодо застосування окремих норм КПК при розгляді кримінальних проваджень.

Формування та перевірка звітів судів за звітний період виконувалось за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» (далі - КП «Д-3»), яка, відповідно до вимог чинного законодавства, запроваджена в судах з початку 2011 року. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Електронні копії судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, зазначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Судом постійно ведеться контроль щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР. Облік справ та матеріалів ведеться на обліково-статистичних картках належної форми та відповідно до Інструкції з діловодства у програмі «Д-3». Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу заповнюються у відповідності вимогам Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.

Порушень строків подання звітності не допущено. Зауваження, надані територіальним управлінням ДСА України, у разі їх надходження, опрацьовувалися та враховувалися в подальшій роботі.

Рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року №28 затверджено перелік базових показників роботи суду, що підлягають застосуванню з метою аналізу їх діяльності щопівроку та щороку. Базові показники публікуються на вебсторінці суду, починаючи з 1 півріччя 2015 року.

 Наявний стан матеріально-технічного та кадрового ресурсу для запровадження підсистеми «Електронний суд» в суді.

За період з 01.01.2025 року по 31.12.2025 до суду різними джерелами (наручно через канцелярію суду, за допомогою електронної пошти та оператора поштового зв’язку, через підсистему «Електронний суд») надійшло 68850 вхідних документів, з них через підсистему «Електронний суд» 29365 документів.

Разом з тим, враховуючи велику кількість документів, які надходять через підсистему «Електронний суд» та  необхідність у роздрукуванні матеріалів, це має наслідком збільшення витрат з використання паперу та обсягів заправки картриджів.

Особлива увага при роботі з обліково-статистичними картками приділяється:

• своєчасному внесенню відомостей про відкриття провадження;
• фіксації дат судових засідань, відкладень, перерв;
• правильному відображенню результатів розгляду справ;
• зазначенню підстав завершення провадження.

Контроль за повнотою та достовірністю облікових даних здійснюється шляхом періодичних перевірок відповідності електронних даних матеріалам судових справ.

4. Дотримання процесуальних строків та показників навантаження

Згідно штатного розпису Ірпінського міського суду Київської області на 2025 рік було передбачено 12 штатних посад суддів та 4 посади для відряджених суддів, з яких 11 суддів здійснювали правосуддя, 1 суддя без повноважень та 4 вакантних посади.

За результатами аналізу статистичних даних встановлено, що більшість справ суддями розглянута у межах процесуальних строків, визначених чинним законодавством.

Факти порушення строків розгляду справ мають місце та обумовлені об’єктивними причинами, зокрема:

• частими повітряними тривогами, відключення електроенергії, особливо в осінньо-зимовий період 2025 року;
• неявкою учасників судового процесу;
• оголошенням перерв або відкладенням розгляду справ;
• необхідністю витребування доказів;
• кадровим навантаженням на суддів.

Інформація про такі справи належним чином відображена в АСДС та статистичних формах.

5. 5. Особливості роботи в умовах воєнного стану

Обліково-статистична робота у 2025 році здійснювалася з урахуванням специфіки функціонування суду в умовах воєнного стану. Запроваджені заходи безпеки та тимчасові обмеження не призвели до втрати або викривлення статистичних даних.

Активне застосування електронних сервісів, зокрема підсистеми «Електронний суд», сприяло забезпеченню безперервності обліку та підвищенню ефективності статистичної роботи.

6. Виявлені проблемні питання та заходи щодо їх вирішення

За результатами аналізу обліково-статистичної роботи в суді виявлено такі проблемні питання:

• часті зміни нормативно-правової бази щодо обліку та діловодства, що потребують оперативного оновлення програмного забезпечення та навчання працівників;
• необхідність підвищення кваліфікації працівників апарату суду з питань АСДС та ведення обліково-статистичної роботи;
• окремі затримки з оновленням версій АСДС, що пов’язані зі змінами у законодавстві.

У процесі обліково-статистичної роботи враховуються такі ризики:

• людський фактор при внесенні даних;
• значне суддівське навантаження;

Для їх мінімізації в суді застосовуються:

• систематичний внутрішній контроль;
• періодичні навчання працівників апарату;
• оперативне інформування про зміни в законодавстві.

Запропоновано:

✔ систематично проводити внутрішні навчання та інструктажі щодо внесення даних до АСДС;

✔ посилити контроль за правильністю заповнення обліково-статистичних карток;

✔ забезпечити своєчасне оновлення програмного забезпечення АСДС.

7. Висновки

Обліково-статистична робота Ірпінського міського суду Київської області у  період з 01.01.2025 по 31.12.2025 року організована відповідно до вимог ДСА України та територіального управління ДСА України.

Система обліку та судової статистики забезпечує:

• повноту та достовірність даних;
• контроль за рухом судових справ;
• формування об’єктивних статистичних показників діяльності суду.

8. Пропозиції

З метою подальшого удосконалення обліково-статистичної роботи доцільно:

• посилити внутрішній контроль за коректністю внесення даних до АСДС;
• продовжити роботу з підвищення рівня професійної підготовки працівників апарату суду;
• систематично аналізувати показники навантаження та строків розгляду справ.

Загальні показники навантаження суддів Ірпінського міського суду Київської області за 2025 рік